Penawaran (Sales Quote) adalah dokumen yang dikirimkan kepada calon pembeli yang berisi sejumlah penawaran barang beserta harga, yang kemudian calon pembeli dapat menerima ataupun mengajukan kembali penawaran tersebut terkait dengan jumlah dan harga barang, dan ini terjadi sebelum Pesanan Penjualan atau Sales Order (SO).

Mengapa menggunakan Penawaran Penjualan (Sales Quote) ? 

Penawaran (Sales Quote) memungkinkan calon pembeli untuk melihat biaya apa aja terlibat untuk produk/jasa yang diinginkan. Banyak perusahaan menyediakan Penawaran (Sales Quote) jika mereka tidak dapat menentukan harga dimuka karena biaya terlibat bervariasi.
Setelah Penawaran (Sales Quote) disetujui, maka kemudian berlanjut pada Pesanan Penjualan (Sales Order).

Bagaimana cara menggunakan Penawaran Penjualan (Sales Quote) ? 

Untuk menggunakan fitur ini, klik di tab Transaksi lalu pilih option Penawaran seperti gambar dibawah ini:

Kemudian akan muncul tampilan layar seperti di bawah ini :

Klik di tombol Buat Penawaran Baru untuk membuat Penawaran Penjualan (Sales Quote) baru. Kemudian akan muncul form seperti berikut:

  1. Nomor Penawaran: Nomor Penawaran (Sales Quote) akan ditentukan secara otomatis. Jika Anda ingin menentukan Nomor Penawaran sesuai dengan kebutuhan, masukan angka yang diinginkan di dalam field.
    Tanggal Penawaran: Tanggal ketika Penawaran di terbitkan.
    Jatuh Tempo: Tanggal masa Penawaran berakhir.
  2. Pelanggan: Isi nama pelanggan. Pilih dari pilihan tersedia atau input entry pelanggan baru. 
  3. Salesman: Input salesman/pihak terkait dengan transaksi tersebut.
  4. Klasifikasi: Input Klasifikasi untuk mengkategorikan dokumen tersebut.
  5. Template Penawaran: Pilih template dokumen sesuai dengan preferensi Anda.
  6. Mata Uang: Tentukan Mata Uang yang diinginkan untuk transaksi yang akan di gunakan ketika transaksi berlangsung.
  7. Diskon Menggunakan: Tentukan apabila diskon akan berdasarkan dari nilai harga (nominal) atau persentase dari harga.
  8. Barang/Jasa: Isi barang/jasa yang akan di tawarkan ke pelanggan.
  9. Deskripsi: Deskripsi barang/jasa tersebut.
  10. Quantity: Isi jumlah (barang) yang akan di tawarkan ke pelanggan.
  11. Satuan: Isi satuan (barang). For example: Kilo, Pcs, Liters.
  12. Harga IDR: Tentukan harga barang/jasa (per satuan) yang akan di tawarkan.
  13. Disc: Tentukan nilai diskon yang akan dikasi kepada pelanggan.
  14. Pajak: Tentukan Pajak yang akan diterapkan untuk barang/jasa tersebut.
  15. Akun: Tentukan hasil penjualan masuk ke akun yang mana.
  16. Simpan sebagai Draft: Pilih option ini jika Anda ingin simpan data Penawaran tanpa di publish.
  17. Kirim Email Sekarang: Tick kotak ini jika Anda ingin mengirim Penawaran (Sales Quote) ke pelanggan.
  18. Simpan dan Setujui: Pilih option ini jika Anda ingin publish dan data yang diisi sudah sesuai.
  19. Batal: Pilih option ini jika Anda ingin membatalkan data Penawaran tersebut.
  20. Lampiran: Klik tombol ini jika Anda ingin lampirkan dokumen untuk Penawaran (Sales Quote) Anda.

Setelah Anda Simpan dan Setujui daftar Penawaran (Sales Quote), maka Penawaran Anda akan di generate sebagai berikut:

Kemudian jika Anda merasa data Penawaran (Sales Quote) tidak sesuai, klik tombol Revisi untuk revisi rincian Penawaran (Sales Quote) Anda sebagai berikut:


Setelah Anda setujui, Kirim Penawaran (Sales Quote) tersebut sebagai email kepada pelanggan Anda atau Cetak file PDF seperti yang di tunjukkan di bawah ini:

A. Pengiriman Penawaran
Pilih Kirim >> Masukkan email yang di tuju >> dan Klik Kirim 

B. Cetak Penawaran
Pilih Cetak >> Pilih Cetak Excel atau Cetak PDF 

Maka penawaran akan otomatis terunduh atau terdownload dalam bentuk Excel atau PDF ke komputer Anda.

Jika Penawaran (Sales Quote) Anda ditolak, tandai sebagai Ditolak sebagai berikut:
Tandai sebagai... >> Ditolak

Maka status Penawaran (Sales Quote) tersebut akan menjadi Ditolak (Declined):

Jika Anda ingin membuat Penawaran (Sales Quote) Baru setelah penawaran sebelumnya ditolak, klik Salin ke.. kemudian pilih option Penawaran Baru dan klik Buat Draft sebagai berikut: 

Kemudian, apabila Penawaran Anda Diterima oleh pelanggan, tandai Penawaran Anda sebagai diterima seperti berikut:

Lalu status Penawaran (Sales Quote) tersebut akan berubah menjadi Diterima (Accepted) sebagai berikut:

Setelah Penawaran (Sales Quote) tersebut diterima dan di setujui oleh pelanggan maka Anda bisa mlanjutkan untuk membuat Pesanan Penjualan (Sales Order) dengan langkah sebagai berikut ini :

Buka Penawaran >> klik Buat Pesanan Penjualan 

Maka layar Anda akan beralih langsung ke halaman pembuatan Pesanan Penjualan Baru, seperti dibawah ini : 

  1. Nomor Pesanan: Nomor Pesanan (Sales Order) akan ditentukan secara otomatis. Jika Anda ingin menentukan Nomor Pesanan sesuai dengan kebutuhan, masukan angka yang diinginkan di dalam field. Tanggal Pesanan: Tanggal ketika Pesanan di terbitkan.Term: Tentukan jangka waktu pembayaran ( Payment term ) pesanan tersebut.
  2. Pelanggan: Isi nama pelanggan. Pilih dari pilihan tersedia atau input entry pelanggan baru. 
  3. Salesman: Input salesman/pihak terkait dengan transaksi tersebut.
  4. Lokasi: Tentukan lokasi dari mana barang dari pesanan tersebut akan di ambil. 
  5. Klasifikasi: Input Klasifikasi untuk mengkategorikan dokumen tersebut.
  6. Template Pesanan: Pilih template dokumen sesuai dengan preferensi Anda.
  7. Alamat Penagihan: Tentukan alamat penagihan invoice.
  8. Alamat Pengiriman: Tentukan alamat pengiriman sesuai dengan kebutuhan pelanggan Anda.
  9. Tanggal Pengiriman: Tentukan tanggal dimana pengiriman akan dilakukan kepada pelanggan Anda.
  10. Mata Uang: Tentukan Mata Uang yang diinginkan untuk transaksi yang akan di gunakan ketika transaksi berlangsung.
  11. Diskon Menggunakan: Tentukan apabila diskon akan berdasarkan dari nilai harga (nominal) atau persentase dari harga.
  12. Barang/Jasa: Isi barang/jasa yang akan di tawarkan ke pelanggan.
  13. Deskripsi: Deskripsi barang/jasa tersebut.
  14. Quantity: Isi jumlah (barang) yang akan di tawarkan ke pelanggan.
  15. Satuan: Isi satuan (barang). For example: Kilo, Pcs, Liters.
  16. Harga IDR: Tentukan harga barang/jasa (per satuan) yang akan di tawarkan.
  17. Disc: Tentukan nilai diskon yang akan diberikan kepada pelanggan.
  18. Pajak: Tentukan Pajak yang akan diterapkan untuk barang/jasa tersebut.
  19. Akun: Tentukan hasil penjualan masuk ke akun yang mana.
  20. Simpan sebagai Draft: Pilih option ini jika Anda ingin simpan data Pesanan Penjualan (Sales Order) tanpa di publish.
  21. Kirim Email Sekarang: Tick kotak ini jika Anda ingin mengirim Pesanan Penjualan (Sales Order) ke pelanggan.
  22. Simpan dan Setujui: Pilih option ini jika Anda ingin publish dan data yang diisi sudah sesuai.
  23. Batal: Pilih option ini jika Anda ingin membatalkan data Pesanan Penjualan (Sales Order) tersebut.
  24. Lampiran: Klik tombol ini jika Anda ingin lampirkan dokumen untuk Pesanan Penjualan (Sales Order) Anda.

Kemudian Penawaran (Sales Quote) Anda akan berubah menjadi Ordered dan menjadi Pesanan Penjualan (Sales Order) sebagai berikut :

Apakah Anda menemukan jawaban?